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Numérisation de vos factures papier

Les règles à respecter

Les conditions suivantes à respecter lors de l’opération de numérisation pour garantir une reproduction identique à l'original, c’est-à-dire une copie conforme, sont les suivantes (LPF art. A. 102 B-2 ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 100 et 105-07/02/2018) :

-reproduction des couleurs identiques à l’original. Cette exigence s’applique impérativement si les codes couleur sont porteurs de sens, ce qui est par exemple le cas si les montants négatifs sont en rouge ou si la facture comporte des signatures, des mentions manuscrites ou encore une impression couleur par un tampon encreur. À l’inverse, la couleur d’un logo n’a pas de signification fiscalo-comptable ;

-absence de dispositif de traitement de l'image ;

-en cas de recours à la compression de fichier, obligation de ne pas perdre d’informations ;

-conservation de la facture en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti :

-soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile,

-soit d'une empreinte numérique,

-soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS une étoile,

-soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List – TSL) ;

 

-horodatage de la copie numérique par au moins une source interne datant les différentes opérations réalisées ;

-documentation de l’organisation mise en place pour numériser les factures d’achat et/ou de vente. Cette documentation doit décrire les différentes phases de la numérisation, ainsi que les contrôles internes pour assurer la disponibilité et l’intégrité des factures numérisées.

Cette méthode de numérisation des factures papier en vue de leur conservation est applicable aux factures papier émises à compter du 30 mars 2017 et par mesure de tolérance aux factures papier émises antérieurement à cette date (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 107-07/02/2018). Elle ne dispense pas pour autant des contrôles de la piste d'audit fiable (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-20-§ 30-07/02/2018).